當前位置:首頁 > 文章中心>商業信函(Business Letter)怎么寫?

商業信函(Business Letter)怎么寫?

發布時間:2021-05-27 15:59:35 閱讀:1889 作者:致遠教育 字數:3328 字 預計閱讀時間:11分鐘
導讀:大多數商業信函(BusinessLetter)都遵循一種現成的、易于學習的格式,它可以適應任何類型的內容。商業信函(BusinessLetter)應該包含日期、發件人和收信人的信息以及一些主體段落。遵循這些步驟,并根據需要修改它們以符合公司的標準。本文致遠教育為大家分享商業...

大多數商業信函(Business Letter)都遵循一種現成的、易于學習的格式,它可以適應任何類型的內容。商業信函(Business Letter)應該包含日期、發件人和收信人的信息以及一些主體段落。遵循這些步驟,并根據需要修改它們以符合公司的標準。本文致遠教育為大家分享商業信函(Business Letter)寫作方法。

商業信函(Business Letter)怎么寫?

文章目錄

1.開始寫商業信函(Business Letter)

1.1 了解商業信函(Business Letter)格式。

1.2 選擇合適的紙張。

1.3 包括公司的信息。

1.4 包括日期。

1.5 添加收件人的信息。

1.6 選擇一個稱呼。

2.構成商業信函(Business Letter)主體

2.1 使用正確的語調。

2.2 使用人稱代詞。

2.3 寫得清楚簡潔。

2.4 用主動語態。

2.5 在適當的時候進行會話。

2.6 要有禮貌。

2.7 使用“第二頁”的信紙作為附加頁。

2.8 裝訂起來。

3.結束商業信函(Business Letter)

3.1 選擇結束的形式。

3.2 在信上署名。

3.3 包括你的名字和聯系方式。

3.4 加上打字員姓名的首字母。

3.5 注意附件。

3.6 添加其他收件人的姓名。

4.完成商業信函(Business Letter)

4.1 編輯這封信。

4.2 不要釘你的信。

4.3 將你的信郵寄出去。

文章正文

1.開始寫商業信函(Business Letter)

1.1 了解商業信函(Business Letter)格式。

(1)無論你的信的內容是什么,關于它的外觀有一些商業標準可以遵循。商務信函應該使用保守的常用字體,如Helvetica、Myriad或Times New Roman。文章內容采用塊分段,這意味著你可以通過按兩次“回車”來開始一個新的段落,不要對塊段落使用縮進。

(2)在所有邊上使用一英寸的邊距。

(3)一封通過電子郵件發送的商務信函也應該使用通用字體,不要在商務郵件中使用除黑色和白色以外的文字或顏色。

1.2 選擇合適的紙張。

信函應在8.5英寸×11英寸即“信函大小”(known as“letter size”)處打印。如果你在美國之外,你可以使用A4紙。一些冗長的合同可能打印在8.5英寸x 14英寸“合法尺寸”(legal size)上。

★如果你要打印要寄的信,可以考慮用公司信紙打印。這使它更加專業,并提供你的公司的標志和聯系信息。

1.3 包括公司的信息。

列出你的公司名稱和公司地址,地址的每一部分寫在不同的行上。如果你是自雇人士(self-employed)或獨立承建商(independent contractor),可在公司名稱或公司名稱上方加上你的名字。

★如果你的公司有一個預先設計好的印有信頭的信紙,你可以用它來代替打印你的公司和地址。

★如果你需要寫入地址,它應該在頁面頂部顯示右對齊或左對齊,這取決于你和你的公司的偏好。 

★如果你要把信寄到一個國際地區,請用大寫字母把這個國家打出來。

1.4 包括日期。

寫下完整的日期是最專業的選擇。例如,寫“1(st)April , 2012”,“或者April 1(st), 2012”。這應該在發件人地址下面幾行左對齊。

★如果你寫了好幾天的信,用你寫完信的日期。

1.5 添加收件人的信息。

將收信人的全名、頭銜(如適用)、公司名稱和地址按順序寫下來,每一項信息都放在單獨的一行上。如有必要,附上參考編號。收件人的信息應該在日期下面左對齊幾行。

★最好把信寄給特定的人。通過這種方式,找到一個真正能夠回復你的信的人。如果你不知道你應該給誰寫信,做一點調查。打電話給公司,詢問這個人的姓名和頭銜。

1.6 選擇一個稱呼。

稱呼是尊重對方的重要標志,你使用哪一種稱呼取決于你是否認識對方、你對對方的了解程度以及你們之間關系的正式程度??紤]以下選項:

★只有在你不知道對方是誰的情況下,才可以使用“致相關人員”,具體地說,就是你要找的人。

★如果你不太了解收件人,“親愛的先生/女士”是一個安全的選擇。

★你也可以使用收信人的頭銜和姓氏。如“親愛的 Smith博士。       

★如果你很了解收信人,并且和他/她保持著友好的關系,你可以考慮直呼其名。如“Dear Susan“。

★如果你不確定收信人的性別,就簡單地輸入他的全名。如"Dear Kris Smith."

★不要忘了稱呼后要用逗號,或在“致相關人員”后要用冒號。

構成商業信函(Business Letter)主體

2.構成商業信函(Business Letter)主體

2.1 使用正確的語調。

俗話說,時間就是金錢,所以大多數商人都討厭浪費時間。因此,你的信的語氣應該簡短而專業。讓你的信能夠快速被閱讀,直接切入主題,在第一段保持你的評論簡短。例如,你可以總是以“我寫信給你是關于……”開頭,然后從那里開始。

★不要關注華麗的過渡、大話或冗長、曲折的句子——你的意圖應該是盡可能快速、清晰地傳達需要表達的內容。

★在信中要有說服力。最有可能的是,你的信的目的是說服你的讀者做一些事情:改變他們的想法,糾正一個問題,寄錢或采取行動。使收件人了解你的情況。

2.2 使用人稱代詞。

在商務信函中使用“我”、“我們”和“你”是完全可以的。把你自己稱為“我”,把你的讀者稱為“你”。

★如果你是代表一個組織寫這封信,你要小心。如果你在陳述公司的觀點,你應該使用“我們”,這樣讀者就知道公司支持你的觀點。如果你在寫自己的觀點,堅持用“我”。

2.3 寫得清楚簡潔。

讓你的讀者確切地知道你想說什么。只有當你的意思非常清楚時,你的讀者才會迅速做出反應。特別是,如果你想要因為你的信而得到什么結果或采取什么行動,就說明它是什么。用盡可能少的語言解釋你的立場。

2.4 用主動語態。

在描述情況或提出要求時,一定要選擇主動語態,而不是被動語態。被動語態會使你的文章模棱兩可或缺乏人情味。此外,主動語態更具有合理性和直來直去的特點。例如:

被動:太陽鏡的設計和制造都沒有考慮到它們的耐用性。

主動:你的公司設計和制造太陽鏡沒有注意他們的耐久性。

2.5 在適當的時候進行會話。

信件是人們寫給人們的。如果可能,避免使用正式信件。你不能用非個人的信件建立關系。但是,要遠離口語或俚語,比如“you know”、“I mean”或“wanna”。語氣要務實,但要友好,要樂于助人。

★如果你很了解對方,寫上一句友好的問候也無妨。

★在決定要展現多少個性時,就需要你的判斷力了。有時候,在商務場合添加一點幽默是很有幫助的,但是在開玩笑之前還是要小心為妙。

2.6 要有禮貌。

即使你寫的是抱怨或擔憂,你也要有禮貌??紤]一下對方的立場,在合理的范圍內,盡你所能去幫助對方。

★例如,一個不禮貌的抱怨可能是:“我覺得你的太陽鏡很糟糕,我再也不買了。”一個禮貌的抱怨可以這樣寫:“我對你的太陽鏡的構造很失望,我打算將來把我的生意轉到別的地方去。”

2.7 使用“第二頁”的信紙作為附加頁。

大多數商務信函都應該簡明扼要,長度不得超過一頁紙。但如果你有更長的東西,比如合同或法律調查結果,你可能需要額外的頁面。使用“第二頁”信箋,通常有一個簡短的地址,由與第一頁信箋相同類型的紙構成。

★在頁面的頂部包括第二頁和后續頁的頁碼,你也可以寫上收信人的名字和日期。

2.8 裝訂起來。

在最后一段中,總結你的觀點并清楚地勾勒出你計劃的行動路線或你對收件人的期望。請注意,收信人可能會聯系你關于你的問題或關注,并說謝謝他或她放下手頭的事情來關注你的來信。

結束商業信函(Business Letter)

3.結束商業信函(Business Letter)

3.1 選擇結束的形式。

結尾和稱呼一樣,是尊重和正式的標志。“Yours sincerely”或“sincerely”通常是一個安全的選擇;還可以考慮“sincerely”、“ally”、“Regards”和“Yours Truly”。稍微不那么正式但仍然很專業的結尾包括“All the best”、“best wishes”、“Warm regards”和“Thank you”。結尾后使用逗號。

3.2 在信上署名。

空出四行字讓你簽名。打印好后在信上簽名,或者,如果你是通過電子郵件發送的,掃描你的簽名圖像并把它貼在信的這一部分。最好使用藍色或黑色墨水。

★如果你是代表別人在信上簽名,在簽名之前寫上“pp:”。它代表“per procurationem”,意思是“通過代理”或“代表”。

3.3 包括你的名字和聯系方式。

在您的簽名下面,鍵入您的姓名、頭銜、電話號碼、電子郵件地址和任何其他適用的聯系方式。

3.4 加上打字員姓名的首字母。

如果不是作者本人打印了這封信,你應該在簽名欄下面加上此人姓名的首字母。有時還包括寫信人的首字母縮寫。那么這封信是誰寫的就很清楚了。

★例如,如果你只包括打字員的首字母,就把它們寫成小寫的:mj

★如果你包括作者的首字母,把作者首字母大寫并且把打字員的首字母小寫:RW:mj。有些格式也可以在兩組首字母之間添加斜線:RW/mj。

3.5 注意附件。

如果你已經附上了額外的文件供收件人審閱,請在你的聯系信息下面幾行注明文件的數量和類型。例如,寫上:“附件(2):簡歷,小冊子。

★你也可以用“Encl”或“Enc.”來縮寫“Enclosures”。

3.6 添加其他收件人的姓名。

如果你要把信的副本寄給另一個人,你應該在信中包括這一點。這是通過在“Enclosures”行下面鍵入“cc:”得到的,它表示:

★例如,寫上:“抄送: Mary Smith,市場部副總裁”

★如果您要添加多個名稱,請將第二個名稱對齊到第一個名稱下面,但不要使用“cc:”

完成商業信函(Business Letter)

4.完成商業信函(Business Letter)

4.1 編輯這封信。

陳述是成為專業人士的關鍵因素。一定要讓收信人很容易就能看出你的能力,并認為你負責修改信件中的錯誤。所以需要在你的文字處理軟件上運行拼寫檢查,但也要在發送信件前仔細閱讀。

★詢問自己這封信是否清晰簡潔。段落是否超過三到四句?如果是,確定是否可以消除不必要的語句。

★如果這封信非常重要,你可能想讓朋友或同事過目一下。有時,第二雙眼睛可以幫助你發現你可能沒有注意到的錯誤或尷尬的措辭。

4.2 不要釘你的信。

如果您有多個頁面,通常會避免使用訂書釘。如果你想確保文件擺放整齊,那么在左上角使用回形針。

4.3 將你的信郵寄出去。

如果你是郵寄信件,用商務信封。如果有的話,使用印有公司標志的。整潔地打印你的回信地址和收件人的地址。把信折成三份,這樣收信者就會先打開信的頂部,然后再打開信的底部。你一定要貼上足夠的郵資寄出去。

★如果你覺得你的筆跡很亂,不符合你的職業形象,那就在你的文字處理軟件中輸入地址,然后在打印機上打印信封。

★如果這封信很重要或者很趕時間,考慮讓快遞公司送貨上門。

★如果你想通過電子郵件發送信件,請將信件轉換成HTML格式或將其保存為PDF格式。不過,最好還是寄實體信件。

最新評論

評論內容:

驗證碼:
驗證碼

911国产在线观看无码专区