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留學生必看英文郵件的正確寫法

發布時間:2021-10-11 16:47:56 閱讀:1228 作者:致遠教育 字數:1255 字 預計閱讀時間:3分鐘
導讀:不管是即將要去留學、還是即將迎來申請季的同學,都避免不了用英文寫郵件。那么如何寫一封格式正確、表達得體的英文郵件呢?本文致遠教育小編就和大家分享英文郵件的正確寫法。

不管是即將要去留學、還是即將迎來申請季的同學,都避免不了用英文寫郵件。那么如何寫一封格式正確、表達得體的英文郵件呢?本文致遠教育小編就和大家分享英文郵件的正確寫法。

英文郵件

1、郵件主題 

郵件主題的格式通常為:名字+課程+郵件主旨

主旨部分簡要地解釋這份郵件的內容就好,不要加上“緊急請求”、“請立即回復”等字眼,否則很容易get the email trashed。

*通常大家在寫郵件的時候,經常把全部的注意力都放在了主體文本上,而忽略了郵件的主題。甚至有些同學沒有寫主題就發送了... 這個習慣是非常不好的,需要多加注意哈。

2、稱謂

最安全的稱呼是Dear Professor XXX(last name),只有在確定對方是博士之后,才可以用“Dr.”。

*不要輕易加上老師的姓,除非他要求你。如果是正在讀博士的學生,應該叫Instructor。

3、郵件正文 

介紹自己

無論是申請時對招生辦、還是讀書時對教授發郵件,首先都應該禮貌的做個自我介紹。

要知道,每年的學生是很多的,如果不做的話,對方很難知道你是誰,從而會導致“回信過慢”或是干脆“被無視”的情況發生。尤其對于平常沒有交流過、對你不熟悉的教授,在開篇需要進行一個簡單的自我介紹,通常是名字+年級+課程編號即可。

eg. 

·My name is XX and my student id is XXX.

·My name is XX and I am a freshman in your The globalised economy Class.

內容清楚簡潔

郵件的主體需遵循3C原則(clear, correct and concise),可以簡潔、明確地表達你寫郵件的目的。

eg. 

·I am writing to you about our last meeting/lecture/your presentation...

·I am reaching out because...

一封簡潔明了、關鍵點突出的郵件(如分點1,2,3等),得到回復的概率會大大增加。

*如果問題比較復雜,用郵件一兩句話解決不了的話,可以約個時間去辦公室面談。

其次,不用過于客套,寫很多無用的“廢話”。你只需要開門見山,根據問題的重要性排序列出就可以了,語氣誠懇即可。

另外,郵件最好不要超過5段,每段最好不要超過5句。如果有相關材料可以在附件部分加上。

其次還需要注意

Be formal

用禮貌和正式的表達,may I/could you please 替代命令式語氣,避免使用俚語、表情包和縮寫。

Double check

郵件是不能撤回的,因此在發送前一定要重復檢查一遍,有沒有語法錯誤、附件是否有粘貼、郵件主題有沒有寫等,確認之后再發送。

Thank you note

當收到教授回復之后,可以回復一個簡短的郵件表示收到和感謝。

*明確寫著no-reply的就可以不用回了哈

4、結束語

結尾的時候可以另起一行,適當表示你的感謝或者祝愿。

eg.

·Thanks, and looking forward to your reply.

·Wish you have a nice weekend.

5、署名 

最后,在結束語之后空一行附上你的名字。最好是你的全名,這樣就可以與你學校郵箱的名字/申請時的名字保持一致,以免產生不必要的誤會。

6、常用句式分享

約會議

·Would it be possible to have a meeting with you?

·Can we have a supervisory meeting this week?

·I was wondering if we could set up an appointment to discuss ...

·I am available at xxx. What time is more convenient for you?

·Is it possible to have a meeting at xxx?

·Please let me know what time would work best for you.

申請病假/作業延期

·I have missed/will miss a number of your classes due to illness.

·I’m requesting an extension because ...

·Would it be OK if I turned it in on ...

·I could better reflect the full extent of my research and writing.

·I would really appreciate the extra few days.

相關閱讀:留學作業如何延期提交?(附申請范文)

問問題

·For the assignment xxx, I have the following questions.

·I would be grateful/ thankful/ appreciate if you could tell me...

·Would you be so kind to let me know that...

·I am writing to ask/ enquire/let you know/confirm/check/invite/update...

·This is just a quick note/reminder

I wanted to let you know that...

回信

·Your reply helps me a lot. Many thanks.

·Thanks so much for telling/helping me. 

·Again I really appreciate for your time and support.

附件

·Please find[ _ file name] attached. 

·Please see the information below for more details about.....

·Here's the document that you asked for...

·Could you please sign the attached form and sent it back to me/us by [date]?

以上就是關于撰寫英文郵件的全部分享,大家快快實操起來吧! 如果在國外留學的同學們遇到學業困難,歡迎咨詢致遠教育為您提供卓越優質的留學論文作業代寫服務,價格有誠意、分數有保障、服務有質量,安全可靠零風險!

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