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留學生給教授寫郵件基本邏輯

發布時間:2021-10-29 15:42:05 閱讀:516 作者:致遠教育 字數:1178 字 預計閱讀時間:3分鐘
導讀:留學生與國內學習的差別之一就是郵件的使用頻率,想要和教授老師交流溝通,郵件是必不可少、最常見的方式。但是對于中國留學生而言,郵件早已處在日常交流溝通工具的邊緣帶,恐怕對于很多學生而言,所知道的郵件寫作格式要求都停留在四六級考試的作文中了吧!今天給大家整理了留學生給教授寫郵件...

留學生與國內學習的差別之一就是郵件的使用頻率,想要和教授老師交流溝通,郵件是必不可少、最常見的方式。但是對于中國留學生而言,郵件早已處在日常交流溝通工具的邊緣帶,恐怕對于很多學生而言,所知道的郵件寫作格式要求都停留在四六級考試的作文中了吧!今天給大家整理了留學生給教授寫郵件基本邏輯,幫助大家寫好郵件。

郵件寫作基本邏輯

郵件寫作基本邏輯

首先要明確易峰正確的郵件分為四個部分:標題+稱呼+正文+落款,下面會分這四個部分講解。

1、標題要簡明扼要。

教授每天都要處理大量郵件,所以拋開國內含蓄的傳統,直接亮明郵件來意即可,必要時附上個人信息,例如 student ID 等。

留學生常用的郵件標題關鍵詞大概如下:

博士申請

Ph.D. application 

獎學金申請

Application for scholarship 

作業提問 

Question about essay 

請假 

Excused Absence

約時間見面 

Asking for an appointment 

請求延期

Extension for xxx 

2、稱呼要嚴肅有禮貌

稱呼可以直接用對方的正式頭銜。美國老師都比較在意別人對他們的稱呼,而且他們并不喜歡學生稱呼他們為teacher,也不要以Mr. Mrs 稱呼,這樣會顯得很rude。最好是用“Dear Professor + Last-name.” 如果導師是有PhD學位,那最好稱呼他為Dear Dr. + Last-name.

3、正文

正文分為幾個部分:

(1)簡單問候

(2)自我介紹

(3)你郵件的目的

(4)詳細內容

問候語

常見的問候語可以用:Hope this email finds you well. / I hope all is well. / We send you our best wishes.

疫情期間也可以用:I hope you are keeping safe.

自我介紹

點明姓名、班級、與教授的聯系(方便Ta想起你)即可。

學校的郵箱一般以你的last name作為郵箱名,但不要以為這就可以省去在郵件中的自我介紹。在寫郵件正文開頭時,一定要介紹自己(名字,班號),同時也要注明你的來信目的。

My name is XX and l am your student in XXX class. 

最好寫清楚具體的課號,因為教授很可能同時給同專業的多個課程授課,這樣有助于提高溝通的有效性。

自我介紹完之后,可以適當Flatter them,拍拍馬屁表示自己非常喜歡他們的課程,例如:I enjoyed your lecture/seminar/XXX.

郵件寫作

郵件目的

問候和自我介紹完之后,最好簡單明了地告訴教授這封郵件的重點或目的。

I am writing to inquire…我寫這封信是想詢問...

I am writing in reference to……我寫這封信是關于…

I am writing to express my dissatisfaction with… / to complain about… 我想投訴…

詳細內容

這是郵件最重要的部分!我們需要高效地向教授表達來意及請求,大家可以記住簡單的3C原則,即clear清晰,correct正確,concise簡明。

例如:

l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑問)

I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation (推薦信)

Could you please tell me what to do next? (請求) I would be grateful if you could give me more time to...

Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (線下約談)

簡言之,不要轉彎抹角地寫一大堆修飾詞,而是直奔主題,把問題直接地寫下來,讓人一目了然。

值得注意的是,不要通過郵件向教授詢問成績。根據美國FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act)法律的規定,分數是屬于隱私權的一部分。教授是不能把成績通過郵件告知(因為有可能被其他人看見,侵犯學生隱私權)。

4、致謝落款

此時的教授已經看完你的郵件,別忘了再次發出感謝的彩虹屁~可以用Thank you for your time 或是 Have a great rest of your day.

還要記得在結尾的時候記得要加上你的名字。如果郵件是需要對方回復,最好寫上Thank you, and I look forward to hearing from you,以此來提醒對方回復。

最后的落款(別忘了第一個字母大寫)要有正式禮節問候:

Sincerely,(最正式最穩妥)

Yours sincerely,

Respectfully,

Best regards,

Best,

以上就是關于留學生給教授寫郵件基本邏輯的全部內容,后續會為大家分享給教授的各種郵件模板,歡迎大家持續關注我們。

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