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留學生如何高情商給教授發郵件!

發布時間:2022-04-18 14:47:57 閱讀:310 作者:博遠教育 字數:1813 字 預計閱讀時間:4分鐘
導讀:對于很多留學生,在國外不論是日常溝通還是學術溝通,使用電子郵件都是最正式和使用率極高的方式。在國外讀書,一定要養成及時查看郵箱的好習慣,學校和教授發布的所有重要信息都會在學生郵箱里顯示,不及時查看的話,經常會錯過重要的信息。

對于很多留學生,在國外不論是日常溝通還是學術溝通,使用電子郵件都是最正式和使用率極高的方式。在國外讀書,一定要養成及時查看郵箱的好習慣,學校和教授發布的所有重要信息都會在學生郵箱里顯示,不及時查看的話,經常會錯過重要的信息。

留學生如何高情商給教授發郵件!

比如,課前PPT更新,考試通知,學?;顒拥?。不僅如此,除了接收重要通知。如果想與導師進一步溝通或預約教授的office hour尋求學術幫助,寫好一份電子郵件是非常重要的。

有同學會問:想問個問題直接去導師辦公室,敲門進去問不就行了?

這么做,導師會覺得你非常非常沒有禮貌,你是需要提前發Email給導師的。Email寫的足夠好,也會加深導師對你的印象,今后不論生活還是學業老師都是非常愿意幫助你的。

但是寫一封得體的郵件并不是那么容易,你需要注意合適的稱呼、準確的語句、完美的語法、通篇文章清晰的邏輯、正確的落款。

1.關于郵箱地址的建議

在學術溝通中,郵箱一定要盡可能的使用自己的學校官方郵箱,而不是私人郵箱,不然很容易被當成垃圾郵件。不得不承認很多教授更喜歡打開那些郵箱地址看起來比較權威的郵件。

E.g ‘姓名+@northampton.ac.uk’,     ‘學生ID+@Birmingham.ac.uk”      或者姓名+ID+@coventry.ac.uk”等

2.關于對教授的稱呼

每位老師都有著不同的職稱:“Assistant Professor”、“Associate Professor”or“Professor”or“Lecturer”。那么問題就來了:在寫稱呼的時候需要非常具體的寫出老師的title么?

當然不是!

大多數的教授并不希望你用他的職稱來界定和描述他。老師的職稱并不重要,在你的郵件中表達出適合的尊重就會得到一個教授的贊賞。那么到底該如何稱呼呢?

一般來說,用這個公式就絕對沒有問題:"Dear Professor Last-name."or"Dear DR Last-name"(后者是確定老師有PHD學位)。

如果你的教授是女士,也可以使用"Mrs."or"Ms."需要強調的是前者只適合已婚女士,如果你并不確定她的婚姻狀況最好選擇后者哦~

?。?!千萬不要使用老師的姓!除非他要求你了。最后需要注意的是,一定要檢查名字是否拼寫正確,名字寫錯那真是社死,社死死了……

郵件

3.一封正式的學術溝通郵件主要包含這幾個方面

1).主題就是發郵件時需要填寫的題目(Subject)

很多同學認為只需要把郵件正文內容寫好就可以了,但事實上你的郵件主題就可以決定對方是否會打開你的郵件來查看郵件正文。

這意味著如果你的郵件主題只是隨便應付的話,比如用“Hi” 或者 “You don’t wAnt to miss thos”作為郵件標題,對方可能根本就不會打開你的郵件,甚至你的郵件直接會被當做垃圾郵件處理。 

a. 主題欄要規范很多教授一學期主講4-5門課,學生咨詢的郵件非常多。一般情況,教授大致了解基本主題后,會首先進行分類并存入他事先編好的收藏夾中,之后,他會按照優先級以及緊急程度逐一回復。所以,如果你的郵件主題僅僅是Hi, XXX,這從一定程度上來說,你的郵件大概率會石沉大海。所以,比較推薦的寫法是:

“MKT3017: Marketing Audit (學生名字XXX + 學生ID) "這種寫法就比“ Hi XXX, Hello teacher!”這樣寫法規范的多,回復率也更高。 

b. 主題欄要緊扣主題在主題欄要對這封郵件有一個簡要的解釋,但千萬不要包含一些要求,比如說:“緊急請求——請立即回復”“Help me!”/Questions!等或者干脆就不填寫主題欄以上行為都是會造成你的郵件可能直接進垃圾箱。所以,比較推薦的寫法是:請假的“Absence on Monday(某日/某月/某年)+ (學生名字XXX + 學生ID)”找學校退錢的“About Refund (學生名字XXX + 學生ID)”關于考試的問題“Question about final examination (學生名字XXX + 學生ID)”等。 

請注意全文使用大寫,這是不禮貌的哦。在學校郵件中,標記學生名字和ID非常重要的。這不僅僅會方便收件人的查詢,也可以讓收件人更簡潔明了的進行發件人區分。

2).郵件正文清楚簡潔是最好的法則。

·如果你的問題并不復雜,那就逐條羅列出來比較好。直接點題,請避免一個問題,用4~5行的文字來描述。

·如果你的問題是多層面的(比如Dissertation選題等),最好在教授的辦公時間使用郵件來進行預約面談,這樣面對面能夠更有效地幫你解決問題。

·在收到教授的回復郵件時,請一定要告知教授已收到郵件感謝教授的答疑。

·在正式郵件中避免表情符號,嚴肅謹慎對待好一點!這是一個學術環境,與社交軟件的風格是完全不同的。請不要隨意在郵件里開玩笑,也請不要像寫短消息一樣用單詞的縮寫形式。

·拼寫錯誤是非常低級的,所以每次都要使用拼寫檢查,并校對你的郵件兩遍以上。

郵件寫作

3).在郵件結尾部分,可以另起一行寫一些常用敬語:

With my best regards,Kind regards, Best Wishes, 如果遇到逢年過節或者周末的,不要忘記加上一句Happy New Year或Have a good weekend,這樣會讓顯得更為禮貌和使人愉快。

也可以希望對方早點回信——“Expecting to hear from you soon!”,希望和對方保持聯系的——“Write as often as you can, for I am looking forward to reading your every letter.”(以上僅供參考哦,還是要根據實際情況來?。?除了致謝導師,最后可以把自己的個人信息放在郵件結尾。你的名字,你的學生ID,在讀專業,聯系方式,這樣導師可以迅速了解到你。

4).在郵件附件是很常用的,為了能讓教授更清晰的看到,這里需要注意:

附件的名稱里一定要包含你自己的姓名和課程代碼。附件的形式可以是word,PDF,但請避免文件加密等情況。

最后,小編提醒大家,千萬不要太過于殷勤。禮貌的極端就是太禮貌太客氣,適當的表示禮貌和友好固然重要,但是咱們也不要太假,這樣反而會引起反感哦!

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