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答復審稿人的10條簡易法則

發布時間:2021-10-28 09:39:49 閱讀:705 作者:致遠教育 字數:3184 字 來源:學位與寫作 預計閱讀時間:9分鐘
導讀:審稿人和作者之間由此可能產生嚴重的誤解,前者最終可能會因此拒絕高質量的手稿。為了降低這種誤解帶來的負面效應,以下是10條簡單的規則,這些規則有助于對審稿專家提出的意見或疑問進行有效的回應。

對這份答復函的忽略或者不認真,往往導致不愉快的結果:審稿人和作者之間由此可能產生嚴重的誤解,前者最終可能會因此拒絕高質量的手稿。為了降低這種誤解帶來的負面效應,以下是10條簡單的規則,這些規則有助于對審稿專家提出的意見或疑問進行有效的回應。

答復審稿人的10條簡易法則

答復審稿人的10條簡易法則

Ten simple rules for writing a response to reviewers

威廉·斯塔福德·諾布爾

 William Stafford Noble

你最近提交了供出版的一份稿件(manuscript),當編輯(editor)決定將你的稿件發送出去進行同行評審(review)時,你會很高興?,F在你已經收到了審稿意見(review reports, referee reports),且編輯要求你根據審稿人的意見與評論修改(revise)你的稿件。你應該如何完成這項任務?

理想情況下,審稿過程(review process)讓你獲得了采納你所在領域的多位專家的建議的機會,從而可以大大改進你的稿件。有證據表明,相比于很快錄用的論文,經過多輪同行評審的論文容易獲得更多引用。雖然如此,在審稿過程中,當你努力處理那些在你看來可能缺乏信息、有偏見或有其他問題的審稿意見時,你可能會被一些情感因素所困擾。

如何降低情感因素的影響呢?你需要精心書寫“答復審稿人”的文檔。

用這份答復來總結你對審稿意見的回應,這封答復函和你的修訂稿件一起提交。遺憾的是,作者們往往忽略這點,只專注于修改稿件本身,而不注意花時間去書寫足夠清晰且引人注目的答復函(reply to referee, response to reviewer)。

對這份答復函的忽略或者不認真,往往導致不愉快的結果:審稿人和作者之間由此可能產生嚴重的誤解,前者最終可能會因此拒絕高質量的手稿。為了降低這種誤解帶來的負面效應,以下是10條簡單的規則,這些規則有助于對審稿專家提出的意見或疑問進行有效的回應。

規則1:提供概述,然后回復全套審稿意見

Rule 1: Provide an overview, then quote the full set of reviews

(給每一位審稿人的)答復信一般包含兩大部分。第一部分是總結性概述(給所有審稿人看),第二部分是逐條回復該審稿人的每一條具體意見。

在第一部分中,總結有哪些(重要的)修改,指出是否新加入了圖和分析,以回應所有審查者最基本的批評??梢杂靡恍┎灰欢ǔ霈F在文章中的圖或者表格來說服審稿人。如果多名審稿人提出了同一個批評意見,可以在第一部分中指出來。

第二部分是逐條回復。對于逐條回復,先寫下審稿人的意見,緊接著寫你的回復(見第5條法則)。

規則2:禮貌并尊重所有評論者

Rule 2: Be polite and respectful of all reviewers

即使你確信審稿人缺乏智力,向審稿人(明確或暗示性地)傳達這種印象肯定不符合你的利益。請記住,如果審稿人未能理解某件事,錯誤很可能在一定程度上在于你沒有把要點說得足夠清楚。如果審稿人似乎不是這一領域的專家,請記住,(他所代表的)專業知識水平或對專業知識的欠缺,可能代表了期刊的許多讀者。你的目標是讓所有讀者,而不僅僅是專家,都能清楚地閱讀你的論文。

有時你需要努力去理解一個特定的評論。在某些情況下,審稿專家提出的問題揭示了對整體研究或其中一些假設的更深層次的誤解。當具體的評論看起來不合時宜,特別是當一個審稿人列出很多這樣的評論時,這可能是因為你的稿件對需要解決的問題或假設沒有進行充分解釋。

在某些情況下,你可能會認為審稿人報復心強,或者是別有用心地故意拖延稿件的競爭對手。在這種情況下,你不應該在答復中直接面對審稿人,而應該在另一封信中向編輯傳達你的擔憂。

在極少數情況下,你可能會覺得審稿人的評論是不禮貌的。在這種情況下,重要的是要記住錯誤的溝通是可能的。不管怎樣,審稿人給你的粗魯的批評并不能說明你也可以用粗魯的方式回應,這是因為,你的主要目標是發表你的科學成果(從而必須闖過審稿這一關)。

規則3:接受指責

Rule 3: Accept the blame

如果審稿人不理解某件事,請反過來為你自己沒有說清楚而道歉。即使你確信文本已經很清楚(也就是說,你在文章中說明過,只是審稿人錯過了),也可以考慮修改文本并在答復中引用修改后的文本來說明。

總的來說,即使審稿人要求的修改似乎沒有必要,最好還是修改,目的是向審稿者展示你在傾聽他。

規則4:使回應自成一體

Rule 4: Make the response self-contained

你對文本或圖形進行了什么修改,一定要在答復函中指出來。如果可能的話,指出在什么位置(如第幾行)進行了修改。請注意,指出位置時,應該確定你是參考了原稿還是修改稿的位置。

一封自成一體的答復函讓審稿人更容易理解你到底做了什么,而不必在你的手稿和回復函之間來回翻動。

此外,通過使你的答復函自恰,可以減少審稿人再次去閱讀完整手稿并找到新的挑剔對象的可能性。這個規則的唯一例外是當一大塊修改過的文本(例如,新的部分)太長而無法引用時。在答復函中,可以簡單地指出包含這種大塊修改的節段標題。

規則5:回答審稿人提出的每一條意見或評論

Rule 5: Respond to every point raised by the reviewer

審稿人經常抱怨的是,作者根本沒有回答審稿意見中提出的幾個問題。雖然在某些情況下,審稿人有可能不同意你的答復,但這不是你故意不回答難于回答的意見的理由。

通常情況下,審稿意見會被審稿人組織成要點列出來。審稿人可能會在一個要點中提出兩個不同的問題。在這種情況下,一定要明確回應這兩個問題。對你來說,用幾條理由回應一個問題,就如同用多個攔截來打落一顆子彈那么有效。這樣做通常比一石多鳥,即試圖只在一段文本中對多條審稿意見做出回應要好。

規則6:使用排版幫助審閱者瀏覽你的回復

Rule 6: Use typography to help the reviewer navigate your response

使用字體、顏色和縮進的變化來區分三種不同的元素:審稿人的意見、你對意見的回應以及你對稿件所做的修改。你可以在答復函的第一部分對這種區分方式進行交代。

規則7:在可能的情況下,你對每條評論的回應直接以“是”與“否”開始

Rule 7: Whenever possible, begin your response to each comment with a direct answer to the point being raised

盡可能回答“是”或“否”。當審稿人是正確的時候,請在回復中說明。

你的目標是向審稿人表明你認真對待了他們的意見,你應該迅速傳達你對他們的評論的回應。接著你也可以提供一些背景信息支持你的回復。

規則8:在可能的情況下,按照評論者的要求去做

Rule 8: When possible, do what the reviewer asks

你應該避免給人這樣的印象:你不愿意去做審稿人要求的額外實驗或分析。即使在你認為審稿人要求的分析不會提供有用信息或者存在其他缺陷的情況下,如果你依然按照審稿人的要求去做了,并且在答復中報告這些新的結果,接著解釋為什么你認為這些結果不應放入你的稿件中,那么你也會處于更有利的位置。

在某些情況下,如果審稿人提出了詳細的或非常有見地的建議,并被納入到修改后的稿件中了,那么在對該條建議的答復中,添加一個明確的“謝謝”送給審稿人。事實上,許多作者經常在其所有出版物的致謝中,寫下了對審稿人的認可。然而,請注意,一些期刊(包括PLOS計算生物學)不允許對審稿人致謝。

有時審稿人提的要求會太多??梢钥隙ǖ卣f,一些要求超出了你認為的當前工作的范圍。然而,給定稿件的范圍通常難以精確定義,認識到這點也很重要。雖然如此,如果審稿人要求你做10件事,而你說其中9件不在你的工作范圍之內,那么你不太可能讓審稿人滿意。在這種情況下,你可能需要做一些你認為不屬于你原來工作范圍的事情。

偶爾,可能有必要依靠編輯的判斷力。例如,編輯經常要求作者縮短稿件,而審稿人經常要求提供更多的細節、實驗或分析。例如,如果審稿人要求你將一些內容從附錄移到主文部分,你可以回復說:如果編輯同意,你愿意這樣做。

規則9:指明有什么相對于前一版本發生了變化

Rule 9: Be clear about what changed relative to the previous version

當你對審稿人的評論做出回應時,有時很難向他們傳達這種改變的確切內容。一個常見的錯誤是,作者在回復審稿人時會說,“這一點在稿件中是以如下方式解決的……”。這樣的回復沒有說明這些解決的內容是在之前的版本中,還是作為修改內容存在于新的版本中。在你的回復中,應明確提及你的稿件的先前版本和修訂版本,并解釋已經在新版本中做了哪些修改。

規則10:如有必要,兩次書寫答復

Rule 10: If necessary, write the response twice

你書寫第一次回應是給自己看的,目的是分析審稿人的意思,同時考慮不同的回應途徑和進行額外實驗的成本效益之間的權衡。第二次是最終回應,是給審稿人看的。當你決定如何制定最終回應文檔時,第一份會對你和你的合著者有所幫助。

最初的回應文檔可以是一個發泄你對不公平或粗魯評論的沮喪的地方。先寫“發泄”版本然后開始解決問題,最后處理“真實”的給審稿人看的答復。

結 論

除了“對審稿人的回復函”之外,在某些情況下,你可能想給主審編輯寫一封單獨的信,以解決潛在利益沖突的問題。您可能還想指出審稿人的一些要求存在什么相互沖突或與期刊政策有什么沖突。

回應審稿人批評的過程可能是出版過程中壓力最大的部分之一。在整個過程中,請記住,在大多數情況下,審稿人都是善意的同事,他們自愿抽出時間幫助確??茖W文獻中報告的結果的有效性。幾乎在每一種情況下,審稿過程中產生的稿件都比原始版本有所改進。

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