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Memo是什么?Memo怎么寫?Memo范文分享

發布時間:2020-07-22 09:09:22 閱讀:16341 作者:致遠教育 字數:3086 字 預計閱讀時間:10分鐘
導讀:Memo幫助我們,讓我們的員工或客戶了解一個具體的情況,或通知他們一個解決正在進行的問題。即使memo只不過是你的老師布置的作業而已,你也要認真對待備忘錄的寫作。下面為大家講解一下memo什么意思,memo怎么寫,備忘錄格式和結構是什么,而且分享一下備忘錄寫作技巧及一份me...

Memo幫助我們,讓我們的員工或客戶了解一個具體的情況,或通知他們一個解決正在進行的問題。即使memo只不過是你的老師布置的作業而已,你也要認真對待memo寫作。下面為大家講解一下memo什么意思,memo怎么寫,備忘錄格式和結構是什么,而且分享一下備忘錄寫作技巧及一份memo范文供大家參考!

MEMO是什么?

MEMO什么意思? 其定義和目的

備忘錄,即memorandum或memo,通常是商業中用于內部交流的,傳遞信息的短文檔。備忘錄的特點是簡潔、直接和易于瀏覽。它們不像普通商務信函那樣正式,但它應該保持專業、簡潔的風格。通常,業務備忘錄的目的是雙重的:確定問題和提出解決方案。其他時候,備忘錄也可能提供或要求事實性信息。

業務備忘錄是為那些想要快速、輕松地從備忘錄中找到所需信息的繁忙讀者而設計的。備忘錄的目的通常是告知,但偶爾也包含勸說或號召行動的元素。所有的組織都有非正式和正式的溝通網絡。一個組織內部非官方的、非正式的交流網絡通常被稱為小道消息,它的特征通常是謠言、閑言閑語和含沙射影。在小道消息中,一個人可能會聽到有同事將要被解雇的消息,并開始四處傳播。謠言從一個人傳到另一個人,變來變去,不知不覺間,這個有人被解雇的消息就被傳言為關閉某個部門,徹底顛覆了這個消息的本質。

那么解決非正式、非官方的猜測的一個有效方法,就是向所有員工清楚地說明某個特定問題的情況。如果預算削減是一個擔憂,那么發送一份備忘錄,解釋即將到來的變化是明智的。如果公司希望員工采取行動,他們也可以發布備忘錄。例如,2009年2月13日,松下公司的高層發布了一項聲明,要求所有員工至少購買價值1600美元的松下產品。公司總裁指出,如果每個人都支持公司購買他們的產品,所有人都會從中獲益。

MEMO寫作結構是什么?

一份好的備忘錄可以組織信息以方便讀者理解,并以最有效的方式達到作者的目的。一個完整的備忘錄包含六個部分:

1. 信頭

每個備忘錄信頭都遵循相同的基本格式:

TO:接收者的姓名和職位名稱

cc:列出其他收到副本的人

FROM:發送者的姓名和職位名稱

DATE:年、月、日

SUBJECT:備忘錄的主題(簡短且明確)

2. 開頭

備忘錄的開頭句子或段落告訴讀者問題的上下文,建議的任務,備忘錄的目的。

上下文:你所描述的上下文是你所要解決的問題的事件、情況或背景。要用一個句子還是一段話,取決于情況的復雜程度。例如,上下文可以是這樣的“The cleaning company has complained that it takes too long to clean our floors...”(清潔公司抱怨說清潔我們的地板花的時間太長了......)。上下文清晰直接,只提供讀者需要的信息。

任務:你的任務或作業描述了你為解決問題或情況所做的工作。如果你的讀者要求你采取行動,你可能會說“You asked me to look at...”

目的:你的目的陳述解釋了你為什么要寫備忘錄,并引出了備忘錄的其余部分。你需要直接,避免淡化信息。你的陳述可以這樣開頭“This memo describes my understanding of the cleaning company’s complaint, proposes several ways of accommodating these people, and my own recommendations for resolving the problem.”。要把最重要的信息傳達給你的讀者,不需要詳細描述每一個問題,如果備忘錄太長,加上部分標題會讓你更容易跟上信息的結構。

3. 總結

等到你寫完備忘錄的主體部分再寫總結部分。如果你的備忘錄是一頁或更少,摘要可能沒有必要。但是,如果你已經涵蓋了幾個重要的問題或事件,或者你的分析相當詳細,那么為每一段作總結是合適的,總結部分應該簡短精煉,不要重復不必要的信息。

4. 討論的段落

在你充分地陳述了主題的基本內容之后,你可以在這里列出所有的細節、事實、數據和假設來支持你所討論的觀點。在這個部分中,你要通過陳述你的想法來展示你創造性和批判性思考的能力。從最重要或最有說服力的信息開始,從最強的事實到最弱的事實(或者,如果你提供歷史背景,從最古老的信息到最新的信息)。

5. 結尾

再給了你的讀者提供了所有與你的備忘錄主題相關的信息后,用禮貌的結尾描述你希望他們采取的行動,并指出這些行動對每個人都有好處。一段式結尾可以這

樣寫:We can discuss my recommendations in greater detail at our next meeting...

或者: Should you need more information, I’ll be glad to...。

6. 附件

提供任何文檔或額外信息,因為你的讀者通過附件進一步了解你所討論的事件或問題,一定不要附上與備忘錄主題無關的任何材料。

MEMO寫作格式

正確的MEMO寫作格式

當通過備忘錄與同事和其他內部利益相關者溝通時,使用適當的格式是很重要的。理解正確的備忘錄格式可以幫助你更有效、更專業地傳達信息。所有的備忘錄都是相同的格式。但是,備忘錄的類型取決于信息的目的。你可以用備忘錄來詢問信息、請求確認或號召一個行動。你還可以發送備忘錄,向同事和組織中的其他人提供進度報告等。

Memo的寫作結構上面已經談論過啦,但是還是要注意寫作格式。Memo信頭的部分,可以是雙倍行距的,也可以是單倍行距的,通常都是大寫字母。此外,信頭項目的順序可以改變。許多組織在這些問題上有自己的風格偏好。如果沒有,上面列出的雙倍行距的順序是最常見的。

備忘錄的文本通常使用單倍行距,段落之間有額外的空間,新段落沒有縮進。但是,如果使用備忘錄格式的報告長達幾頁的時候,那么可以使用雙倍行距來提高可讀性。

MEMO怎么寫?有效的MEMO寫作技巧

如果你想要讓你的備忘錄更專業更有效,那么可以利用一下的寫作技巧。

讀者的接受度

在準備備忘錄時,一定要考慮到聽眾和他們的需要。有些管理層所知的縮略語或縮寫,組織中的其他員工可能就不了解。如果備忘錄要在組織內部張貼和分發,那么目標就是在各個級別進行清晰、簡明的溝通而不產生歧義。

專業、正式的語氣

備忘錄通常也是公告,發送備忘錄的人代表了組織的一部分或全部。雖然公告可能包含反饋請求,但公告本身是線性的,從組織到員工。備忘錄也可能具有法律地位,因為它經常反映組織的政策或程序,比如備忘錄中會引用現有的或新的員工手冊等。

強調主題

主題通常在主題行中聲明,應該清楚簡明。例如,如果備忘錄是宣布慶祝某個節日,具體的節日應該在主題行中明確寫出來。比如“Thanksgiving weekend schedule”而不是“holiday observance”。

直接的格式

一些書面商務交流需要在直接和間接格式之間選擇,但備忘錄應該是直接的。其目的已明確宣布。

客觀性原則

備忘錄是一個只展示事實的地方,應該用一個客觀的態度和語氣,不能帶有個人的偏見、偏好或興趣,避免個人主觀性。

不要列出太多的理由

在備忘錄中,解釋你為什么想要完成某事是必要的,但不要做過頭。一位專家警告說,讀者一次大概只能理解不超過六七個原因。如果你必須引用更多的原因,你可以在附件中體現。這樣,基本的備忘錄信息就不會在大量的細節中迷失。

附加相關數據和文件

可以在備忘錄里添加相關數據和文件,以便讀者詳細閱讀,了解更多的信息。比如,你想組織所有員工填寫一份新的調查問卷,備忘錄中要說明調查的目的,以及調查結果將會對他們產生什么影響,然后可以聲明相關的表單已附加。

仔細校對

任何打字錯誤、拼寫錯誤或其他錯誤都會削弱備忘錄的目的(以及你的可信度)。慢慢地、仔細地校對,也可以大聲朗讀你的備忘錄,或者在發送之前讓同事也給你看一遍,確保準確無誤。

MEMO范文分享

如果你需要將正式的內部業務通知你的員工,這里有一個易于遵循的業務備忘錄模板,以及一些示例以供進一步指導。

MEMO范文

Memo范文在標題中,清楚地將內容標記為“備忘錄”,這樣你的讀者就能清楚地知道他們收到了什么樣的信函。信頭部分,依次寫明了備忘錄的時間是2018年10月23日,接收者是全體員工,發送者是產品開發部門的主管杰克,以及主題是某產品的發布。

第一段(開頭),快速清晰地陳述備忘錄的目的。通過備忘錄通知全體員工,因為顧客的反饋和目前的測試結果,把某產品原定于11月15日發布的時間,推遲到2019年某月某日。

Memo范文的第二段(總結),詳細說明推遲產品發布時間的計劃。產品研發部門堅信,在推遲期間,通過附加的測試會讓他們的產品更安全更完美,而且會在未來提供優惠促銷。

第三段(討論段落),說明了推遲產品發布時間帶來的影響以及對策。產品的推遲發布還會影響到該產品配額的銷售代表,公司也會做出一些相應的措施去減少不良的影響。

Memo范文的第四段(結尾),希望全體員工能夠對此事抱一個客觀且樂觀的態度,一切都會往好的方向發展的。

一份有效且專業的備忘錄是保證公司內部工作順利進行的必要條件。無論是在辦公室還是在外面,你的個性往往是通過你的寫作方式來判斷的?;靵y的備忘錄會讓你在職業發展中損失慘重。對商業領袖來說,溝通技巧是最重要的,往往比財務、營銷和技術知識更重要。通過了解memo格式和結構、及其寫作目的可以比較全面地了解memo怎么寫,那么閱讀一些優秀的memo范文、掌握寫作技巧,你就可以讓你的備忘錄更專業,從而達到備忘錄寫作的最終目的。

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2021-10-15 17:26匿名用戶
學習memo寫作方法了

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