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英文郵件開頭和結尾的寫法

發布時間:2021-03-03 15:53:30 閱讀:9808 作者:致遠教育 字數:3901 字 預計閱讀時間:13分鐘
導讀:留學在外,郵件是最常見的一種溝通交流的工具,尤其是目前疫情期間很多留學生基本職能通過郵件和老師聯系。英文郵件誰都可以寫,但是想寫好也是有不少講究的,今天致遠教育小編就來為大家介紹下英文郵件開頭和結尾的寫法,幫助大家寫好英文郵件。

留學在外,郵件是最常見的一種溝通交流的工具,尤其是目前疫情期間很多留學生基本職能通過郵件和老師聯系。英文郵件誰都可以寫,但是想寫好也是有不少講究的,今天致遠教育小編就來為大家介紹下英文郵件開頭和結尾的寫法,幫助大家寫好英文郵件。

英文郵件開頭和結尾的寫法

文章目錄

1 英文郵件開頭的格式要求和寫法

1.1 英文郵件的開頭稱呼

1.2 英文郵件開頭格式

1.3 英文郵件開頭慎用Dear

1.4 英文郵件開頭自我介紹

1.5 英文郵件開頭需要空格嗎?

1.6 正式的英文郵件開頭問候語

2 英文郵件開頭或結尾祝福語

3 英文郵件結尾格式

4 不同場合下英文郵件開頭的寫法

4.1 英文商務郵件開頭

4.2 給公司的英文郵件開頭

4.3 給老板英文郵件開頭

4.4 給客戶的英文工作郵件開頭

4.5 給教授的英文郵件開頭

4.6 給老師寫英文郵件的開頭

4.7 給學校寫英文郵件開頭怎么寫

4.8 第一次給陌生人發英文郵件開頭

1.英文郵件開頭的格式要求和寫法

1.1英文郵件的開頭稱呼

寫英文郵件第一步——永遠記得先打招呼。對于不同的收件人,稱呼語也不同。

如果寫信人和收件人的關系很親近,可以直接稱呼“Hi Kate”。

如果收件人和寫信人認識,但關系不是很親密,可能是同事關系或者普通朋友。那么郵件會比較正式,一般不用“Hi”來稱呼,可以說 “Dear Sue”,也可以說“Hello John”。在郵件中用“Hello”稱呼對方比”Hi”略正式些,不過比起用”Dear”,還是來得親近些。

如果是非常正式的工作郵件,和收件方也不熟悉,那稱呼還需要再嚴謹些,一般用姓氏或全名來稱呼對方,例如“Dear Mr. Ford”,”Dear John Smith”等。這樣看上去既尊敬對方,又很有禮貌。如果是發給老師、教授的郵件,比如導師套磁信、論文求教信件等,也需要正式些,一般用職稱+姓氏稱呼對方,例如“Dear Dr. Bond”。

如果不知道收件人的具體姓名,比如寫信對象是客服信箱,可以使用”Hi there”,想要正式些也可以用 “To whom it may concern” 或者 “Dear Sir/Madam”。

如果收件人很多,像是公司的群發郵件,“Hello Everyone”就可以啦。

注意在寫稱呼時不要拼錯收件人的姓名,也不要用昵稱來稱呼對方,這樣收件人往往覺得你為人輕率,會對你產生不好的印象。同時,盡量不要用Hey (Name)!來稱呼收件人,過于興奮的語氣不適合在郵件中出現。

1.2英文郵件開頭格式

正式開始寫英文郵件時,第一行就是收件人稱呼。根據收件人的信息擬好稱呼后,記得跟逗號。有時特別正式的情況,稱呼后會跟冒號,不過大多數情況下,跟逗號就足夠了。

接下來換行,直接寫明自己寫郵件的原因,可以簡短地自我介紹,有助于收件人了解自己、理解寫信目的。

例如下面這個開頭就是個不錯的例子:

Hello Tim,

My name is John Smith. I am the teacher for XX School. This message is for all my students. We require new teaching attachments.

1.3英文郵件開頭慎用Dear

Dear時英文郵件開頭很常見的一種稱呼語,雖然用Dear會讓人覺得有些沉悶、古板,但是正式郵件中大家往往還是會使用Dear,特別是寫正式商務信件和稱呼受人尊敬的人的時候。

需要注意的是,在求職信中,Dear后要接收信人的尊稱和姓氏,在不確定收信人性別時,可以直接稱呼全名,而且要使用冒號,不是逗號。稱呼女士時,用“Ms.” 代替“Mrs.”會更加合適,盡量避免暗示女士婚姻狀況的稱呼。

如:Dear Ms. Roberts:

又如:Dear Sir. Jones:

1.4英文郵件開頭自我介紹

英文郵件開頭切記要給收件人留下不錯的第一印象,這時就可以簡單自我介紹,引起收件人注意。

在自我介紹前,可以先在郵件的標題中簡短、具體地表明寫郵件的原因,讓收件人可以一目了然地明白你的寫信需求。同時選用些合適的的開頭稱呼,多用些常用的,比如”Dear”和”Hello”,不容易出錯。

到了郵件正式開頭部分,就要準確說明自己是誰了,自我介紹時,內容要簡短,表達清楚自己的姓名、身份、職業等,明確自己的需要,這樣收件人也能盡快了解信件內容并進行回復。如果有與收件人相關的重要信息,一定要在郵件中提出。例如你與收件人有共同的朋友,也可以在郵件中提及,這樣會拉近你與收件人的關系。

下文就是一個英文郵件開頭自我介紹的例子:

Dear Mr. Smith,

I am writing to introduce myself as the new senior Manager of the Company. We talked at the Dinner Party last Friday. I am looking forward to discuss how we can work together towards our success in the future…

這封郵件開頭作者先向收件方表明了自己身份和職位。然后說明自己和收件人已經接觸過,喚起收件人對自己的記憶,將信件中的“我”與現實中的真人聯系起來,并表明寫信目的是期望進行對工作計劃的進一步討論,非常簡潔明了。

1.5英文郵件開頭需要空格嗎?

很多小伙伴在寫中文郵件的時候,老師經常會強調“注意空格!”那么在寫英文郵件的時候是否需要注意空格問題呢?

英文郵件通常沒有復雜的格式要求,需要注意的就是郵件收件人的稱呼后要接逗號或冒號,逗號或冒號前無空格,逗號或冒號后需要空一格,單獨使用“Dear”時也不需要直接跟逗號??傊?,英文郵件的格式近年來越來越簡化,開頭空格這些問題不需要太過計較,郵件內容才是更為重要的。

1.6正式的英文郵件開頭問候語

英文郵件的正式與否一般取決于郵件的收件方,求職、工作交流、投訴類的郵件收件方一般是同事、上級領導、HR、客服人員等,發件人并不熟悉,措辭往往比較正式、禮貌。而發送給朋友、同學的郵件,語氣就會輕松很多。

正式的英文郵件一般會使用Dear Mr./Mrs. Ms. [last name] or Sir or Madam開頭,當收件人不確定時,可以稱呼他的職位,如Dear Hiring Manager,也可以使用To whom it may concern。后接逗號,然后另起一行,開始正文。

英文郵件開頭或結尾祝福語

2.英文郵件開頭或結尾祝福語

在英文郵件的開頭或結尾,一般都需要一些祝福語,現在英語郵件中祝福語一般都出現在結尾,常見的祝福語有:With thanks, Very truly yours, Sincerely, Yours truly, Kind regards, Sincerely yours, Thank you, Best wishes, Warm wishes,Respectfully, Warmly, Best regards,Warm regards, Affectionately, I appreciate your [help, input, feedback, etc.]等。

這其中Best regards最為常見的,Sincerely, Best wishes也經常使用。此外,Warmly, Warm regards, Affectionately, I appreciate your [help, input, feedback, etc.]等,也能表達溫暖、感謝的氛圍。

當然,有些詞并不適合做祝福語,例如Thx, Cheers, Peace and love,這些詞都太不正式,除非發收件雙方關系特別親密,一般不使用這些詞。而像Blessings/Have a blessed day這類帶有宗教色彩的詞當祝福語也不合時宜。

3.英文郵件結尾格式

英文郵件快結尾時先可以使用以下的一些結束語,表示自己的友好并期待收件人的回復。這些收尾內容需要單獨成行。

I’m looking forward to hearing from you soon.

I look forward to receiving your reply.

I look forward to a successful working relationship in the future.

If you need any further information, please do not hesitate to contact me.

Please let me know a convenient time for us to meet / for me to call you.

I would appreciate your immediate attention to this matter.

英文郵件結尾時一般由收尾部分、結尾祝福語和寫信人簽名三部分組成。收尾部分和結尾祝福詞的內容上文我們已經介紹過了,英文郵件中它們的格式要求也比較簡單,就是要單獨成行。收尾部分和結尾祝福詞間空一行,結尾祝福語后跟逗號。

簽名一般是用來提醒收件人發件人的身份、職位和聯系方式,一般商務郵件的發件人信息需要詳細些,包括姓名、職位、公司地址、郵件及電話聯系方式。而非正式郵件的簽名可以簡單些,只要寫寫信人全名和聯系方式就可以了。祝福語后另起一行是簽名部分,每寫完一條信息就另起一行即可。

此外,郵件結尾最好和開頭的內容保持一致性,如果以Dear Sir 或Dear Madam開頭,就要以Yours faithfully等結尾,如果以收件人名字開頭,應該用Yours sincerely, Sincerely等結尾。

以下是一封較正式的電子郵件結尾示例:

I look forward to receiving your reply.

Sincerely,

John Smith

Professor of Linguistics, XXX University

JohnSmith@XXX.com(郵件地址)

021-12345678(聯系電話)

4.不同場合下英文郵件開頭的寫法

大家也可以看到,英文郵件結尾部分的格式和內容要求比較簡單,但是開頭就比較復雜,所以接下來結合些具體場景,下面來介紹一下英文郵件開頭部分怎么寫。

4.1英文商務郵件開頭

商務郵件屬于正式郵件,商務郵件往往有很強的目的性,例如澄清、確認、跟進某事件,對某事件詢問或回答等。而且商務郵件往往比較緊急,需要收件人盡快處理并回復。所以商務郵件的開頭最重要的就是要直奔主題、言簡意賅,在格式正確的同時做到措辭嚴謹、簡潔。

就像下面這個例子,商務郵件的開頭往往就是要做到這樣簡短、清晰。

Dear Mr. Smith,

I am writing to inquire about the team leader of ABC project…

4.2給公司的英文郵件開頭

寫公司的英文郵件屬于較正式的郵件,由于不清楚具體收件人,開頭稱呼詞比較模糊。但是寫信人也要在開頭表明自己的身份和需求,這樣你的郵件才有可能到達正確的人的郵箱中。

以下就是一個例子:

To whom it may concern,

My name is James Bond. I am the manager of XX Company. I write with reference to Ms Smith, who has business communication with my company before…

4.3給老板英文郵件開頭

工作團隊間的溝通交流往往是很重要的,給老板的郵件更是要以工作為主,要在郵件開頭重點指明需請示或是告知老板的工作內容,措辭清晰、準確,同時注意語氣要正式些,不過如果和老板比較熟悉的話,稱呼可以親近些。

如:

Dear John,

I need to request an extension for ABC project…

4.4給客戶的英文工作郵件開頭

與客戶的工作郵件最重要的是能準確傳遞信息,因此開頭一定要簡潔清晰。此外和客戶的溝通,語氣可以稍顯輕松,也能拉近與客戶的距離。

如:

Hey Cassie,

Hope you have seem our project. I want to know if you have some suggestions…

給教授的英文郵件開頭

4.5給教授的英文郵件開頭

許多留學黨一提到給教授寫郵件都會戰戰兢兢的,其實給教授寫郵件也是留學生活中很普通的一件事,每個學生都會因為學業或論文寫作上的問題需要請教教授,有時也會需要寫套磁信給教授,只要把握好郵件的內容和格式要求就好。

給教授的郵件,要注意的幾點是:

開頭稱呼語正確,給教授的郵件稱呼語一般用Dear,熟悉的教授可以用Hello。

一般用教授的職稱稱呼他,例如“Dr. Smith”或者 “Professor. Smith”,注意不要搞錯教授的姓氏和職稱。

表明自己身份。向教授求助,自然要說明自己來自哪個學院、學習什么專業、幾年級等等,這樣教授也可以根據你的情況提供合適的建議。

語氣禮貌,表示你對教授的尊重。

表達清楚需求。教授每天也有很多事務要處理,一封簡短清晰的郵件也能節省雙方的時間。

以下就是能做到這些的一個不錯的例子:

Dear Professor. Smith,

I am a year student at university majoring in Chemistry. I would appreciate that I get the chance to talk with you about your research in your lab. I want to ask some questions about this experiment…

4.6給老師寫英文郵件的開頭

給老師的英文郵件要求和給教授的比較相似,寫信人語氣要禮貌,并表明自己的身份和自己寫郵件的原因。不同的是,給老師的郵件語氣可以略輕松些。由于老師沒有職稱,所以開頭一般用”Dear Mr./Mrs./Ms. 老師的姓,“來稱呼。

以下就是一個例子:

Dear Mr. Smith,

My name is James Bond and I`m your student in Class No.2.I have a question about this quiz…

4.7給學校寫英文郵件開頭怎么寫

給學校發電子郵件時,有時也不確定收件對象,一般使用 “To whom it may concern” 或者 “Dear Sir/Madam”。其次,開頭也要表明身份,說明自己寫郵件的原因,措辭不必太過正式,會顯得啰嗦,但也不能太隨便??梢詤⒖枷挛牡姆独?/p>

Dear Sir or Madam,

I am writing to ask about the TOEFL score requirements.

4.8第一次給陌生人發英文郵件開頭

給陌生人的郵件開頭怎么寫,要根據具體情況。如果是正式郵件,不知道收件人的姓名,就用“To whom it may concern” 或者 “Dear Sir/Madam”開頭;如果知道收件人的姓名,可以使用“Dear Mr. Smith”,對陌生人以名稱呼是不合適的。至于非正式郵件, “Hello,” ,“Hi there,”都是比較合適的稱呼方式,語氣輕松,不會冒犯他人。當然給陌生人的郵件要先表明自己的身份,其次表達上要清晰。

各位小伙伴們,以上就是致遠教育為大家介紹的英語郵件開頭和結尾的寫法。我們不僅為大家介紹了英文郵件寫作的格式要求,也分析了不同情況下郵件開頭部分的寫作重點,希望能幫助到大家應對不同情況下的郵件寫作。

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